Teoría sobre Documentos Comerciales

LA DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Comprar, vender, cobrar y pagar son hechos económicos que se producen a diario en la empresa. Toda la actividad que ésta realiza debe estar respaldada por algún

comprobante o documentación.

Estos comprobantes pueden ser:

♦ Los contratos

♦ Las actas de las reuniones de socios

♦ La documentación comercial

Se llama documentación comercial al conjunto de comprobantes que respaldan las

operaciones comerciales de la empresa y que sirven de constancia escrita de las mismas.

Forma de emisión de los documentos

En cada operación existen dos partes:

Por ejemplo:

♦ La que compra y la que vende

♦ La que cobra y la que paga

Cada una de ellas tiene que tener un comprobante de la operación efectuada. De esta manera, la documentación que respalda las operaciones se emite por duplicado (como mínimo) El emisor del documento conserva el duplicado y el receptor del documento conserva el original

¿Qué ejemplares de documentos podemos encontrar en la empresa?

a) Los duplicados de los documentos emitidos y enviados al exterior de la misma.

b) Los originales de los documentos emitidos por personas ajenas a la empresa y que son recibidas desde el exterior.

c) Los documentos internos, generados por la empresa, para respaldar operaciones

efectuadas entre distintas secciones de las empresas.

DOCUMENTOS COMERCIALES

IMPORTANCIA

a) Dejan constancia de las operaciones realizadas.

b) Individualizan a las personas que intervienen.

c) Son un medio de prueba frente a cualquier problema legal que sé presente.

d) Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los Libros de contabilidad.

ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza.

Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión.

Por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión.

PARTES DE UN COMPROBANTE

a) Encabezamiento:

- Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor.

- Nombre y número del documento.

- Número de C.U.I.T. del comprador y vendedor.

- Número de Ingresos Brutos del emisor.

- Fecha de Inicio de Actividades del emisor.

- Condición frente al I.V.A. del comprador y vendedor.

b) Detalle :

- Descripción literal y numérica de la operación.

c) Delimitación de responsabilidad

- Firmas o iniciales de las personas que intervienen.

- Nombre de la imprenta que imprimió y numero de C.U.I.T.

- Fecha de emisión y número de Habilitación Municipal de la imprenta. · Desde y hasta que número se imprimió el documento.

- Fecha de vencimiento y código de autorización de impresión (C.A.I.) para los

formularios "A" y "B".

REMITO

Este documento comercial acompaña a los productos terminados o mercaderías en general desde su salida del stock, hasta que llegue a las manos del cliente. Este documento carece de valuación.

Requisitos del Remito:

• Lugar y fecha de emisión.

• Nombre y número de orden de comprobante.

• Nombre y Domicilio del Vendedor y del Comprador.

• Número de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de Inicio de Actividades y condición

frente al I.V.A. del emisor.

• Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A del destinatario.

• Detalle de las mercaderías solicitadas.

• Lugar de entrega.

• Medio por el cual se envían las mercaderías.

• Firma de la persona que recibe las mercaderías.

• Nombre, fecha de emisión del formulario, Número de C.U.I.T. de la Imprenta que

confecciona el modelo de formulario, Habilitación Municipal y numeración de los

documentos impresos.

Formas de emisión:

a) Original: Para el comprador.

b) Duplicado: Para el vendedor (firmado por el comprador).

c) Triplicado: Para la empresa de transporte (firmado por el comprador)

Importancia:

Comprador: Controla las mercaderías recibidas con la nota de pedido.

Vendedor: Constancia de que el comprador recibió conforme.

Empresa de transporte: Constancia de que entregó la mercadería.

FACTURA COMERCIAL

La Factura es el documento comercial que se le entrega al comprador para formalizar el importe de la deuda o monto total vendido.

Modelos de Factura

Factura A: La emiten los responsables inscriptos en el IVA, destinada a otros responsables, discriminando el IVA.

Factura B: La emiten los responsables inscriptos en el IVA, destinada a monotributistas, consumidores finales, exentos, no se discrimina el IVA.

Factura C: La emiten los monotributistas, los responsables no inscriptos en el IVA, y los exentos, destinada a monotributistas, responsables inscriptos, consumidores finales, exentos, no se discrimina el IVA.

Requisitos de la Factura:

• Lugar y fecha de emisión.

• Nombre y número de orden del comprobante.

• Identificación del Modelo "A", "B" o "C"

• Nombre y Domicilio del Comprador y del Vendedor.

• Detalle de los productos vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total).

• Condiciones de venta.

• ID Número de Remito.

• Total Bruto, Impuestos (internos), I.V.A. Inscripto, I.V.A. No Inscripto e Importe

Neto a

• pagar o total (según el modelo).

• Número de inscripción del vendedor en Ingresos Brutos, Fecha de Inicio de

Actividades,

• Impuestos internos.

• Número de C.U.I.T. y posición frente al I.V.A. del vendedor y comprador.

De la Imprenta:

Nombre, fecha de emisión del formulario, Número de C.U.I.T., Habilitación Municipal y numeración de los documentos impresos. Para los modelos "A" y "B" el número del

código de autorización (CAI) y la fecha de vencimiento.

Formas de emisión:

a) Original: Para el comprador.

b) Duplicado: Para el vendedor.

b) Triplicado: También para el comprador, para que éste lo ponga a disposición de la

A.F.I.P., en caso de que la operación implique la discriminación y pago del I.V.A.

detallada. Para operaciones en que no corresponda discriminar el I.V.A. detallado, no se requiere triplicado. Importancia:

a) Vendedor: Registra la venta a plazo o al contado y el compromiso de pago del

Comprador.

b) Comprador: Registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída o pago de la misma.

 PAGARE

Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra, una

suma de dinero, en un plazo determinado.

Requisitos del Pagare:

a) Lugar y fecha de emisión.

b) Lugar y fecha de pago (vencimiento).

c) Nombre del beneficiario.

d) Importe en letras y números.

e) La cláusula "o a su orden".

f) Sellado correspondiente.

g) Motivo por el cual se emite.

h) Nombre y firma del librador.

Personas que intervienen:

a) Librador, Pagador o Firmante: Es la persona que firma el pagaré y promete pagarlo.

b) Beneficiario: Es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su

orden se realice el pago.

c) Tenedor: Es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el

beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o endosarlo nuevamente.

d) Endosante: Es la persona o personas que transfieren el pagaré.

Importancia

• Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a

crédito).

• Permite obtener préstamos de dinero.

• Ofrece seguridad para su cobro.

• Permite su negociación antes de su vencimiento.

Vencimientos:

a) A la vista: Se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro.

b) A tantos días o meses de la fecha: La fecha de su vencimiento se cuenta a partir del

momento de su emisión.

c) A día fijo o determinado: Se expresa directamente el día de su vencimiento.

Partes de un Pagaré:

a) Talón: Queda en poder del librador y representa una deuda documentada.

b) Cuerpo: Se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar.

RECIBO

Es el documento que avala él haber realizado un pago. Se entrega como prueba cancelatoria o de extinción satisfactoria, total o parcial de una deuda.

El recibo debe contener:

1. Lugar y fecha donde se extiende (o se efectúe el pago).

2. Nombre de la persona que efectúa el pago (o sea de quien se recibe).

3. La palabra impresa o escrita "RECIBO".

4. La cantidad que se recibe escrita en letras y número.

5. Efectos o bienes recibidos: efectivo, cheque, pagaré, giro, bonos, mercadería.

6. Origen de lo que se entrega o paga. Es decir el concepto o motivo del pago.

7. La firma de quien recibe el importe o efectos.

8. Número del recibo, lo utilizan las empresas, especialmente con fines de control y cuando se tratan de recibos "definitivos" ya que pueden existir anteriores de carácter

"provisorio".

Cláusulas del recibo

Cuando se trata de recibos por dinero o cheques, después de expresar la cantidad que se recibe suele incluirse algunas de las siguientes cláusulas:

1. "Por saldo a la fecha". Significa que con el pago se cancela la deuda pendiente.

2. "Por pago del saldo del resumen de tal fecha". Tiene los mismos alcances de la

cláusula anterior.

3. "Por pago (o cancelación) de la Factura N° ...... de fecha ....... "Se cancela de este

modo una determinada factura solamente.

4. "Para acreditar en cuenta". Cuando el pago es parcial o a cuenta de una mayor cantidad.

5. "A cuanta de una mayor cantidad". Significa lo mismo que la cláusula precedente.

Importancia del recibo

El recibo es importante desde dos puntos de vista.

a) Legal: constituye para quien entregó el dinero o efectos un comprobante de que así lo ha hecho, pues conserva en su poder el documento firmado por quien recibió el importe.

b) Contable: sirven para justificar las anotaciones que se efectúan en los libros de

contabilidad.

Los recibos se extienden generalmente por duplicado aunque se pueden hacer más

ejemplares. El original es para quien entrega y el duplicado para el que recibe (firmante).

De esta forma el primero justifica la salida del dinero o efectos y el segundo (firmante) el ingreso del dinero, documentos, bienes o efectos.

EL VALE

El vale es un comprobante que se extiende como reconocimiento de haber recibido

efectos o servicios o bien como promesa de entrega de aquellos.

Por lo tanto el vale puede tener su origen en:

1. Recepción de dinero con el compromiso de devolverlo o rendir cuenta de su destino o inversión.

2. Recepción de mercaderías o bienes con el compromiso de restituirlos. Suelen

extenderse vales por la entrega en comodato de envases que luego deben ser devueltos al proveedor.

3. La promesa de entregar dinero, mercaderías o efectos al portador del vale (beneficiario).

RESUMEN DE CUENTA

El Resumen de cuenta, también llamado Resumen Mensual, es un documento que a fin de cada mes el comerciante envía a los clientes o deudores que han operado con él comprando mercaderías o efectos en cuenta corriente.

Es un resumen general, demostrativo del estado en que se halla la cuenta, donde se

detallan las fechas y los documentos que originaron los débitos y/o créditos, resultando de ello el saldo que adeuda.

Los requisitos del resumen de cuenta son:

1. Nombre y domicilio del comerciante que lo emite.

2. Nombre y domicilio del cliente.

3. Día, mes y año de emisión del documento; o sea la fecha que comprende el estado de la cuenta.

4. Saldo anterior de la cuenta si lo hubiere.

5. Fecha, referencia del documento (factura, nota de débito, nota de crédito, recibo, etc.) e importe que motiva los débitos o créditos de la cuenta.

6. Nuevo saldo o saldo pendiente de pago que surge como consecuencia de los ajustes practicados al inicial.

Ventajas del Resumen de Cuenta

El resumen de cuenta es de suma utilidad para las partes que intervienen en unas o

varias operaciones de compra-venta mercantil.

Para el comprador: es fundamentalmente un documento que le permite cotejar las

registraciones y movimientos que figuran en el resumen de cuenta con el de sus

registraciones si surgieran diferencias y éstas responden a errores en su contabilidad, deberá rectificar sus anotaciones; mientras que si las diferencias no encuentran justificación según sus libros, reclamará la modificación del estado de cuenta al vendedor.

Para el vendedor: cumple una triple función:

1. Constituye un medio idóneo para recordar, amablemente, al cliente el saldo adeudado.

2. Facilita, como vimos anteriormente, la tarea de sus clientes, permitiéndole el cotejo de su cuenta y además como consecuencia de ello.

3. Compatibiliza las registraciones del comprador y del vendedor.

Por tanto el resumen de cuenta constituye un documento que facilita el control de las registraciones para ambas partes (comprador y vendedor).

Existen los resúmenes de cuentas corrientes bancarias, cuyos extractos son remitidos, generalmente en forma mensual.

Requisitos

a) Nombre del Banco.

b) Lugar y fecha del Depósito.

c) Nombre y número del comprobante

d) Nombre, domicilio y número de la cuenta corriente del cliente.

e) Importe total depositado en números y letras.

f) Detalle de los valores que se depositan.

g) Firma y nombre del depositante.

h) Plazo en que el depósito debe ser acreditado.(Clearing o Cámara compensadora)

i) Firma del cajero y sello del Banco.

Importancia:

a) Para el cliente: Permite controlar y contabilizar él deposito efectuado.

b) Para el Banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.

Clasificación de los depósitos bancarios:

Según el beneficiario: a la orden individual, conjunta, reciproca.

- A la Orden Individual: Está a nombre de una persona y sólo con su firma se pueden

retirar los fondos depositados.

- A la Orden Conjunta: Está a nombre de 2 o más personas y para retirar los fondos

deben firmar todos los titulares.

- A la Orden Recíproca: Está a nombre de 2 o más personas y los fondos pueden ser retirados con la firma de cualquier titular.

Según la disponibilidad de los valores depositados.

- Depósito en Cuenta Corriente: Estos depósitos no otorgan el derecho a recibir intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros se efectúan por medio de cheques.

- Depósito en Caja de Ahorro: Son los que realizan los ahorristas y obtienen un

pequeño interés por los fondos depositados. El Banco entrega una libreta donde se

registran los depósitos, retiros, intereses, y saldo

- Depósito a Plazo Fijo: Este tipo de depósito permite obtener un mayor interés, ya

que el titular no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo.

El retiro de los fondos más los intereses se efectúa con el comprobante que el Banco entrega al realizar el depósito.

CHEQUE

Es una orden de pago, librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos

depositados, a su orden en una cuenta corriente, o autorización para girar en descubierto (sin los fondos suficientes).

Esta última operatoria devengara a favor del banco un pago por concepto de intereses.

Importancia

a) Lugar y fecha de emisión.

b) Nombre y número de comprobante.

c) Nombre y domicilio del Banco contra el cual se libra el cheque.

d) Especificación de sí es Al Portador o a favor de una determinada persona.

e) La cantidad expresada en letras y números.

f) Nombre del titular, domicilio y número de la cuenta.

g) Firma del Librador.

h) Número de C.U.I.T. del titular de la cuenta.

Partes de un Cheque:

a) Talón de cobro: Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del Banco.

b) Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario, con o sin el talón de cobro.

Personas que intervienen:

a) Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena al Banco su pago.

b) El Banco: Es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo.

c) Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y que puede cobrarlo.

d) Endosante: Es el que transfiere el cheque por medio del endoso a favor del Banco.

Importancia:

• Evita los riesgos que significa manejar dinero en efectivo.

• Sirve como prueba de pago, ya que queda registrado en el Banco.

• Permite realizar pagos entre personas ubicadas en distintos lugares.

• Es utilizado como instrumento de crédito (Ch. diferido).

Presentación para el pago:

El término (vencimiento) de presentación de un cheque común para su pago es de 30 días corridos, a partir de su emisión.

Formas de emisión:

- Al portador

- A favor de una determinada persona.

- Cheque Cruzado.

- Cheque del Viajero.

- Cheque Certificado.

Al Portador: Es aquel en el que no se menciona el nombre del Beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir al portador. El Banco lo abonará a la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o aceptará su depósito en su cuenta bancaria.

A Favor de una determinada persona: En este caso se indica el nombre del beneficiario acompañado de la Cláusula "a la Orden" o sin ella. El Banco lo pagará al

beneficiario o podrá depositario en su cuenta corriente. En ambos casos el beneficiario lo debe endosar a favor del Banco.

Cheque Cruzado: es el que lleva 2 líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en su cuenta corriente o caja de ahorro.

Cheque del Viajero: Es el cheque que extiende un Banco a su propio cargo y a favor de una determinada persona, el cual podrá hacerse efectivo en la casa Central o Sucursales en el país o en el exterior. También puede ser utilizado como medio de pago en una operación comercial. Este cheque se realiza para evitar los riesgos que significa para el viajero el traslado de dinero en efectivo.

Cheque Certificado: Es el que certifica el Banco, garantizando que el librador tenga

fondos suficientes para su pago. La certificación se inserta en el reverso del cheque y la misma tiene una duración de 5 días hábiles.

Endoso:

El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula "no a la orden", será transmisible por endoso.

La firma a insertarse en un cheque para su cobro o depósito, no es computable como endoso.

En endoso deberá ser puro y simple, y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa, su N° de documento de identidad o CUIT según corresponda.

Cheque Común: Su endoso es limitado.

Casos en que el Banco puede negarse a pagar un Cheque:

a) Por falta de fondos.

b) Por ausencia de algunos de los requisitos esenciales.

c) Si estuviese raspado, enmendado o borrado.

d) Por falta de endoso del beneficiario.

e) Por estar prohibido su pago (quiebra del librador, etc.)

f) Por dudosa autenticidad de la firma del librador.

g) Cuando el librador denuncia que fue extraviado o sustraído.

h) Por endosos tachados o que excedan el límite permitido.