INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Empresa: conjunto organizado de recursos materiales y humanos que, bajo la dirección del empresario, pretende lograr  determinados objetivos.

Cualquier empresa tiene organizados sus recursos de una determinada manera; el problema consiste en saber si esa organización es la más eficiente, es decir, la que nos lleva a alcanzar los objetivos propuestos con el mínimo costo posible, ya que una buena organización, adecuada a la empresa, es capaz de multiplicar varias veces la capacidad productiva.

En este sentido, organizar consiste en definir el diseño y el mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de las funciones (o “roles”) que debe desempeñar cada persona integrante de la compañía, así como las relaciones de todo tipo que se establecen entre ellas.

Rol organizacional: papel que cada persona desempeña en el conjunto de la empresa. Notas importantes a tener en cuenta en su diseño:

1. Los objetivos asignados a cada persona deben definirse con claridad, precisión y certeza.

2. Delimitación de tareas para cada persona con la máxima concreción.

3. Determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.

Organizar también supone crear una estructura, una unidad formada por partes o componentes, distintos unos de otros, y esa unidad es la empresa. Las partes o divisiones son las áreas diferentes de la empresa, con objetivos propios de cada una, que al lograrse la suma de todos esos objetivos parciales, da como resultado el logro de los objetivos generales.

En consecuencia la organización, dentro de la empresa, ha de concretar las siguientes tareas:

Dividir el conjunto de actividades que debe ejecutar la empresa en grupos de actividades homogéneas; esto es, definir los departamentos, secciones, áreas, talleres,etc. en que se va a dividir la empresa.

Asignar a cada uno de los grupos de actividades establecido un administrador o responsable, dotándole de la autoridad necesaria para supervisar el trabajo de cada componente de su equipo.

Coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.

ASPECTOS BÁSIC

Las Etapas del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide en cuatro etapas básicas:

ETAPA 1: Planificación

La planificación o también llamada planeamiento es una función de elección de alternativas e

integración del sistema decisorio total de la organización con el fin de alcanzar los objetivos  fijados, mediante la asignación de recursos escasos, enmarcados en las limitaciones que impone el contexto. También, de manera más sencilla podemos decir que planificar es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.

Cuando hablamos de planificar estamos haciendo alusión a la toma de decisiones por anticipado, estamos decidiendo que hacer y cómo antes de que se necesite actuar. Es importante por que nos permite saber hacia que rumbo vamos y reaccionar con velocidad.

Tipos de Planes

Propósitos o misiones: Se identifica a la función básica de la empresa o parte de ésta. La filosofía y la visión de una organización se expresan en la declaración de misión. Ésta consiste en una amplia formulación de los siguientes elementos de una empresa:

ü  VALORES ESCENCIALES

ü  AMBITO GEOGRAFICO

ü  DIRECCION

ü  RELACIONES CON QUIENES PARTICIPAN EN ELLA

ü  VISION DE FUTURO

Objetivos o metas: Las metas conforman el fin que persigue la organización pero expresado en términos cuantitativos, cualitativos y temporalizados. Si carece de alguna de las características antes mencionadas se dice que es un objetivo.

Estrategias: Es la movilización de todos los recursos de la empresa en pos de la consecución de un objetivo. El concepto más actual la subdivide en cuatro aspectos fundamentales:

VISION: se refiere a la visión que tiene el número uno de la empresa, que quiere que su empresa sea en el futuro. En que nuevos negocios entra y de cuales se retira.

POSICIONAMIENTO: la estrategia es la encargada de elegir el posicionamiento requerido para la empresa y sus productos en la mente del consumidor. Debe elegir un tipo de consumidor y lograr un lugar en su mente.

PLAN: los dos pasos anteriores permiten fijar los objetivos y metas. A partir de ellos se elabora un plan estratégico.

PATRON INTEGRADO DE COMPORTAMIENTO: Todos los

integrantes de la empresa deben conocer la estrategia y trabajar en función de ésta.

Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan y encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

Procedimientos. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debendesarrollarse las actividades.

Reglas: Se exponen acciones u omisiones específicas (Ej. reglamentos internos de personal) no sujetas a la discrecionalidad de la persona. Son por lo general el tipo de plan más simple: “NO FUMAR” es una regla que no permite ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado.

Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear para llevar adelante un determinado curso de acción, habitualmente se apoyan en presupuestos.

Presupuestos: Es una formulación de resultados esperados expresado en términos numéricos

ETAPA 2: Coordinación y Organización Sea que constituyen una organización nueva, que juegan con una organización existente o que cambian radicalmente el patrón de las relaciones de una organización, los gerentes dan cuatro pasos básicos cuando empiezan a tomar decisiones para organizar.

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.

Combinar las tareas en forma lógica y eficiente. La agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departamentalización.

Especificar quien depende de quien en la organización. Esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía en la organización.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos

en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce como coordinación.

División del trabajo.

La gran ventaja de la división del trabajo es que, al descomponer el trabajo total en operaciones pequeñas, simples y separadas, en las que los diferentes trabajadores se pueden especializar, la productividad total se multiplica.

La especialización del trabajo también tiene desventajas. Si las tareas se dividen en pasos pequeños y discretos y si sólo cada trabajador es responsable de un paso, entonces es fácil que se presente la enajenación o alienamiento; es decir, la ausencia de una sensación de control.

Departamentalización

Los gerentes,de una organización, suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos. Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

• Desempeña un papel informativo.
• Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.

Jerarquía

Desde los primeros días de la industrialización, los gerentes se preocuparon por la cantidad de personas y departamentos que se podían manejar con eficacia. Este interrogante pertenece al control administrativo que significa la cantidad de personas y departamentos que dependen, directamente, de un gerente específico. Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifica quién depende de quien, estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama. El resultado de estas decisiones es un patrón de diversos estratos que se conoce como jerarquía. En la cima de la jerarquía de la organización se encuentra el director (directores) de mayor rango, responsable de las operaciones de toda la organización. Por regla general, estos directores se conocen como director general, Presidente o director ejecutivo. Otros gerentes de menor rango se ubican en los diversos niveles de la organización.

Elegir un tramo de control administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones. En primer término, el tramo puede influir en lo que ocurra con las relaciones laborales

en un departamento específico. Un tramo demasiado amplio podría significar que los gerentes se extiendan demasiado y que los empleados reciban poca dirección o control. Cuando ocurre esto, los gerentes se pueden ver presionados e ignorar o perdonar errores graves. Además, las actividades de los empleados quizás se vean afectadas también. En un departamento donde una docena de empleados o más están reclamando retroalimentación, existe potencial para la frustración y los errores. Por el contrario, un tramo demasiado corto es ineficiente porque los gerentes están subutilizados. En segundo término, el tramo puede afectar la velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que implican por necesidad, diversos niveles de jerarquía organizacional. Los niveles estrechos de administración producen jerarquías altas con muchos niveles entre los gerentes del punto más alto y más bajo. En estas organizaciones una larga cadena de mando demora la toma de decisiones, lo cual es una desventaja en un ambiente que cambia con rapidez. Por otraparte, los tramos grandes, producen jerarquías planas, con menos niveles administrativos entre la cima y la base. (ver figura 3).

Coordinación

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni predecible, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia..

La comunicación es fundamental para una coordinación efectiva. La coordinación depende, directamente, de la adquisición, la transmisión y el procesamiento de la información. Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será la necesidad de información. Por lo tanto, es conveniente pensar que la coordinación es cuestión de procesamientos de información.

ETAPA 3: Dirección

La dirección se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para que desempeñe efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y contribuir así al logro de los objetivos de la empresa. La dirección es un ingrediente necesario para la administración de éxito y esta estrechamente relacionada con el liderazgo.

El pequeño empresario es un líder en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enérgica y debe reunir todas las energías y recursos para superar cualquier barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las ordenes que se emitan. El líder de la empresa debe emplear la dirección para identificar las aptitudes y motivaciones del personal y así brindar incentivos adecuados.

Importancia de la dirección

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.

A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Etapas de Dirección

Toma de decisiones. Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones es necesario:

1. Definir el problema.

2. Analizar el problema

3. Evaluar las alternativas.

4. Elegir entre alternativas.

5. Aplicar la decisión.

Integración. El administrador elige los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución.

Motivación:  . Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares.

Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo

Comunicación. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo Para ser eficaz, el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus

funciones y actividades.

En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma

ascendente, descendente y cruzada, la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz.

Las bases para la buena comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y ponerse en el lugar del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción e interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro, verídico y sólido.

Supervisión. La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

ETAPA 4: Control

Es el proceso que determina que es lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y evitar desviaciones en la ejecución de los planes. Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Etapas de control

¨  Establecimiento de Estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa.

¨  Medición de resultados: en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

¨  Corrección: cuando detectamos fallas, debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes.

¨  Retroalimentación: es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación fluya de manera rápida.

Técnicas de control

Las técnicas de control que se utilizan pueden ser desde simples agendas en las debe hacerse la registación, hasta los sistemas más modernos.

Sistemas de información.- Son los medios a través de los cuales nos allegamos de

los datos e informes concernientes al funcionamiento general de la empresa, éstos se deben ajustar a las características particulares de cada empresa. Los sistemas de

información normalmente usados son técnicas como contabilidad, auditoria,

presupuestos, sistemas computarizados, archivos, formas y reportes, e informes.

Informes.- Constituyen un efectivo medio de control siempre y cuando sean bien

formulados, para lo cual, es necesario Que sean sencillos y claros, que su contenido sea analizado a fin de determinar su grado de confiabilidad; deberían en la medida de lo posible apoyarse con gráficas, audiovisuales y explicación verbal; deben ser

presentados con oportunidad; deben contener información estratégica, no dando

importancia a la cantidad sino a la calidad y es ideal que incluyan conclusiones ó

interpretaciones y sugerencias.

Formas.- Son herramientas que se utilizan en cada una de las áreas de la empresa

para la transmisión y registro de datos de las actividades inherentes a cada puesto, las formas más utilizadas son tarjetas de control de asistencia, permisos, pólizas de diario, de egresos, tarjetas de almacén, etc.

Control interno.- Es la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la empresa. Su finalidad es la optimización del manejo de todos los recursos propiedad de la organización, esto se hace para disminuir desperdicios,

aprovechamiento adecuado del tiempo, establecimiento de políticas; lo cual redunda en la disminución de costos.