INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE
EMPRESAS
Empresa: conjunto
organizado de recursos materiales y humanos que, bajo la dirección del
empresario, pretende lograr determinados
objetivos.
Cualquier empresa tiene
organizados sus recursos de una determinada manera; el problema consiste en
saber si esa organización es la más eficiente, es decir, la que nos lleva a alcanzar
los objetivos propuestos con el mínimo costo posible, ya que una buena
organización, adecuada a la empresa, es capaz de multiplicar varias veces la
capacidad productiva.
En este sentido, organizar
consiste en definir el diseño y el mantenimiento de un sistema de
funcionamiento basado en la determinación de las funciones (o “roles”) que debe
desempeñar cada persona integrante de la compañía, así como las relaciones de
todo tipo que se establecen entre ellas.
Rol organizacional: papel que cada persona desempeña en el conjunto de la empresa. Notas
importantes a tener en cuenta en su diseño:
1. Los objetivos asignados a cada
persona deben definirse con claridad, precisión y certeza.
2. Delimitación de tareas para
cada persona con la máxima concreción.
3. Determinación de áreas y
niveles de autoridad de cada persona.
Organizar también supone crear una
estructura, una unidad formada por partes o componentes, distintos unos de
otros, y esa unidad es la
empresa. Las partes o divisiones son las áreas diferentes de
la empresa, con objetivos propios de cada una, que al lograrse la suma de todos
esos objetivos parciales, da como resultado el logro de los objetivos
generales.
En consecuencia la organización,
dentro de la empresa, ha de concretar las siguientes tareas:
Dividir el
conjunto de actividades que debe ejecutar la empresa en grupos de actividades
homogéneas; esto es, definir los departamentos, secciones, áreas, talleres,etc.
en que se va a dividir la empresa.
Asignar a
cada uno de los grupos de actividades establecido un administrador o responsable,
dotándole de la autoridad necesaria para supervisar el trabajo de cada componente
de su equipo.
Coordinar,
tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.
ASPECTOS BÁSIC
Las Etapas del Proceso
Administrativo
El proceso administrativo se
divide en cuatro etapas básicas:
ETAPA 1: Planificación
La planificación o también llamada
planeamiento es una función de elección de alternativas e
integración del sistema decisorio
total de la organización con el fin de alcanzar los objetivos fijados, mediante la asignación de recursos
escasos, enmarcados en las limitaciones que impone el contexto. También, de
manera más sencilla podemos decir que planificar es proyectar un futuro deseado
y los medios efectivos para conseguirlo.
Cuando hablamos de planificar
estamos haciendo alusión a la toma de decisiones por anticipado, estamos
decidiendo que hacer y cómo antes de que se necesite actuar. Es importante por
que nos permite saber hacia que rumbo vamos y reaccionar con velocidad.
Tipos de Planes
Propósitos o misiones: Se identifica a la función básica de la empresa o parte de ésta.
La filosofía y la visión de una organización se expresan en la declaración de
misión. Ésta consiste en una amplia formulación de los siguientes elementos de
una empresa:
ü VALORES ESCENCIALES
ü AMBITO GEOGRAFICO
ü DIRECCION
ü RELACIONES CON QUIENES PARTICIPAN EN ELLA
ü VISION DE FUTURO
Objetivos o metas: Las metas conforman el fin que persigue la organización pero
expresado en términos cuantitativos, cualitativos y temporalizados. Si carece
de alguna de las características antes mencionadas se dice que es un objetivo.
Estrategias: Es la movilización de todos los recursos de la empresa en pos de
la consecución de un objetivo. El concepto más actual la subdivide en cuatro aspectos
fundamentales:
VISION: se refiere a la visión que
tiene el número uno de la empresa, que quiere que su empresa sea en el futuro.
En que nuevos negocios entra y de cuales se retira.
POSICIONAMIENTO: la estrategia es
la encargada de elegir el posicionamiento requerido para la empresa y sus
productos en la mente del consumidor. Debe elegir un tipo de consumidor y lograr
un lugar en su mente.
PLAN: los dos pasos anteriores
permiten fijar los objetivos y metas. A partir de ellos se elabora un plan
estratégico.
PATRON INTEGRADO DE
COMPORTAMIENTO: Todos los
integrantes de la empresa deben
conocer la estrategia y trabajar en función de ésta.
Políticas:
Son enunciados o criterios generales que orientan y encauzan el pensamiento en
la toma de decisiones.
Procedimientos. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas.
Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta
en que debendesarrollarse las actividades.
Reglas:
Se exponen acciones u omisiones específicas (Ej. reglamentos internos de
personal) no sujetas a la discrecionalidad de la persona. Son por lo
general el tipo de plan más simple: “NO FUMAR” es una regla que no permite
ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado.
Programas:
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear para llevar adelante un determinado
curso de acción, habitualmente se apoyan en presupuestos.
Presupuestos: Es una formulación de resultados esperados expresado en términos
numéricos
ETAPA 2: Coordinación y
Organización Sea que constituyen una organización
nueva, que juegan con una organización existente o que cambian radicalmente el
patrón de las relaciones de una organización, los gerentes dan cuatro pasos
básicos cuando empiezan a tomar decisiones para organizar.
Dividir la carga de trabajo entera
en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y
grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
Combinar las tareas en forma
lógica y eficiente. La agrupación de empleados y tareas se suele conocer como
la departamentalización.
Especificar quien depende de quien
en la organización.
Esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía
en la organización.
Establecer mecanismos para
integrar las actividades de los departamentos
en un todo congruente y para
vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce como coordinación.
División del trabajo.
La gran ventaja de la división del
trabajo es que, al descomponer el trabajo total en operaciones pequeñas,
simples y separadas, en las que los diferentes trabajadores se pueden
especializar, la productividad total se multiplica.
La especialización del trabajo
también tiene desventajas. Si las tareas se dividen en pasos pequeños y
discretos y si sólo cada trabajador es responsable de un paso, entonces es
fácil que se presente la enajenación o alienamiento; es decir, la ausencia de
una sensación de control.
Departamentalización
Los gerentes,de una organización,
suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo.
En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las
actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la
departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes
en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en
tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos. Es importante una
estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Un organigrama
es la representación gráfica de la estructura de una empresa
u organización.
Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas
que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales
de vigor en la
organización. El organigrama
es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme
acerca de la estructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
- Desempeña un papel informativo.
- Obtener todos los elementos de autoridad, los
diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
Jerarquía
Desde los primeros días de la
industrialización, los gerentes se preocuparon por la cantidad de personas y
departamentos que se podían manejar con eficacia. Este interrogante pertenece
al control administrativo que significa la cantidad de personas y departamentos
que dependen, directamente, de un gerente específico. Cuando se ha dividido el
trabajo, creando departamentos y elegido el tramo a controlar, los gerentes
pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifica quién
depende de quien, estas líneas de dependencia son características fundamentales
de cualquier organigrama. El resultado de estas decisiones es un patrón de
diversos estratos que se conoce como jerarquía. En la cima de la jerarquía de
la organización se encuentra el director (directores) de mayor rango,
responsable de las operaciones de toda la organización. Por
regla general, estos directores se conocen como director general, Presidente o
director ejecutivo. Otros gerentes de menor rango se ubican en los diversos
niveles de la organización.
Elegir un tramo de control
administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones. En
primer término, el tramo puede influir en lo que ocurra con las relaciones
laborales
en un departamento específico. Un
tramo demasiado amplio podría significar que los gerentes se extiendan
demasiado y que los empleados reciban poca dirección o control. Cuando ocurre esto,
los gerentes se pueden ver presionados e ignorar o perdonar errores graves.
Además, las actividades de los empleados quizás se vean afectadas también. En
un departamento donde una docena de empleados o más están reclamando
retroalimentación, existe potencial para la frustración y los errores. Por el
contrario, un tramo demasiado corto es ineficiente porque los gerentes están
subutilizados. En segundo término, el tramo puede afectar la velocidad de las
decisiones que se toman en situaciones que implican por necesidad, diversos
niveles de jerarquía organizacional. Los niveles estrechos de administración
producen jerarquías altas con muchos niveles entre los gerentes del punto más
alto y más bajo. En estas organizaciones una larga cadena de mando demora la toma
de decisiones, lo cual es una desventaja en un ambiente que cambia con rapidez.
Por otraparte, los tramos grandes, producen jerarquías planas, con menos
niveles administrativos entre la cima y la base. (ver figura 3).
Coordinación
La coordinación es un proceso que
consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos
de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la
gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación
de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización. Un
grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo
que no es rutinario ni predecible, un trabajo en el cual los factores del ambiente
están cambiando y existe mucha interdependencia..
La comunicación es fundamental
para una coordinación efectiva. La coordinación depende, directamente, de la
adquisición, la transmisión y el procesamiento de la información. Cuanto
mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será
la necesidad de información. Por lo tanto, es conveniente pensar que la
coordinación es cuestión de procesamientos de información.
ETAPA 3: Dirección
La dirección se encarga de
orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para
que desempeñe efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y contribuir
así al logro de los objetivos de la empresa. La dirección es un ingrediente necesario
para la administración de éxito y esta estrechamente relacionada con el liderazgo.
El pequeño empresario es un líder
en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enérgica y debe reunir
todas las energías y recursos para superar cualquier barrera que le impida
alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que sus
subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las ordenes que se
emitan. El líder de la empresa debe emplear la dirección para identificar las
aptitudes y motivaciones del personal y así brindar incentivos adecuados.
Importancia de la dirección
Pone en marcha todos los
lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las
formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura
organizacional
La dirección eficiente es
determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su
calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos
de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la
comunicación necesaria para que la organización funcione.
Etapas de Dirección
Toma de decisiones. Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas
y la responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.
Al tomar decisiones es necesario:
1. Definir el problema.
2. Analizar el problema
3. Evaluar las alternativas.
4. Elegir entre alternativas.
5. Aplicar la decisión.
Integración. El administrador elige los recursos necesarios para poner en marcha
las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende
recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes
para su ejecución.
Motivación: . Motivar significa “mover,
conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección, a
la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares.
Entre las técnicas motivacionales
especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y
la mejora de la calidad de vida en el trabajo
Comunicación. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares
que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas
de información mas complicados. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas
de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones
y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo Para ser eficaz, el
administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus
funciones y actividades.
En una organización eficaz la
comunicación fluye en varias direcciones, en forma
ascendente, descendente y cruzada,
la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal
para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz.
Las bases para la buena
comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y ponerse en el lugar
del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción
e interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro,
verídico y sólido.
Supervisión. La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de
tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por
lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en
mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, se considerará la supervisión,
el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos
niveles jerárquicos.
ETAPA 4: Control
Es el proceso que determina que es
lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas
necesarias y evitar desviaciones en la ejecución de los planes. Es la medición
de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea
total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Etapas de control
¨
Establecimiento de
Estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el
cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que
fijamos los objetivos de la empresa.
¨
Medición de
resultados: en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado,
aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los
estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los
sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control resulte
efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna,
y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.
¨
Corrección: cuando
detectamos fallas, debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es
el responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes.
¨
Retroalimentación: es
el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se
ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la
calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación fluya de
manera rápida.
Técnicas de control
Las técnicas de control que se
utilizan pueden ser desde simples agendas en las debe hacerse la registación,
hasta los sistemas más modernos.
Sistemas de información.- Son los medios a través de los cuales nos allegamos de
los datos e informes concernientes
al funcionamiento general de la empresa, éstos se deben ajustar a las
características particulares de cada empresa. Los sistemas de
información normalmente usados son
técnicas como contabilidad, auditoria,
presupuestos, sistemas
computarizados, archivos, formas y reportes, e informes.
Informes.- Constituyen un efectivo medio de control siempre y cuando sean
bien
formulados, para lo cual, es
necesario Que sean sencillos y claros, que su contenido sea analizado a fin de
determinar su grado de confiabilidad; deberían en la medida de lo posible
apoyarse con gráficas, audiovisuales y explicación verbal; deben ser
presentados con oportunidad; deben
contener información estratégica, no dando
importancia a la cantidad sino a
la calidad y es ideal que incluyan conclusiones ó
interpretaciones y sugerencias.
Formas.- Son
herramientas que se utilizan en cada una de las áreas de la empresa
para la transmisión y registro de
datos de las actividades inherentes a cada puesto, las formas más utilizadas
son tarjetas de control de asistencia, permisos, pólizas de diario, de egresos,
tarjetas de almacén, etc.
Control interno.- Es la aplicación de los principios de control a todo el
funcionamiento de la
empresa. Su finalidad es la optimización del manejo de todos
los recursos propiedad de la organización, esto se hace para disminuir
desperdicios,
aprovechamiento adecuado del
tiempo, establecimiento de políticas; lo cual redunda en la disminución de
costos.
